Эффективный тайм-менеджмент

Глава 2 Десять способов сократить количество бумаг


3. Руководствуйтесь «принципом одного касания». Как только вам в руки попадает документ (это может быть как записка от сослуживца, так и доклад размером в пятьсот страниц), нужно решить, что с ним делать, и действительно сделать это.

Можно:

передать его кому-то;

прочитать;

ответить;

выбросить.

 

 

 

4. Учитесь сортировать. Для начала спросите себя: мне хочется или нужно это делать? Если нет, узнайте — может, кому-то хочется или нужно? Если да — передайте ему. Если нет — выбросите.

Сделайте это сейчас — не откладывайте. Следите за тем, чтобы под рукой всегда были конверты или файлы для передачи документов в офисе, а также мусорная корзина.

Вам нужно научиться с первого взгляда определять дальнейшую судьбу документа и взять это за правило. На рабочем столе безделушкам не место, но здесь же, на видном месте, обязательно должны лежать три папки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ и СОХРАНИТЬ.

Десять способов сократить количество бумаг 3
5. Пусть исчезает. Есть только один способ избавиться от чего-то, не прикасаясь, — не прикасаться. Никогда не продолжайте подписку, если сомневаетесь в том, что издание действительно вам нужно. По...
Десять способов сократить количество бумаг 4
7. Кладете в папку и забываете? Вы уверены, что это вам еще пригодится? В большинстве случаев мы не прикасаемся и не читаем треть всего, что храним. Зачем же тогда складывать ненужные бумажки в па...
Десять способов сократить количество бумаг 5
Раз в неделю берите в руки вилы и переворачивайте «компост». Что-то уже «созрело» и может быть использовано, но очень много и того, что можно отправить в мусорную корзину. Обещаю вам, что очень ск...
Как справиться с беспорядком
Из этой главы вы узнаете: как сделать так, чтобы на полу и столе было больше места; четыре причины беспорядка; шесть способов сократить приток бумаг. У Фрэнсиса в офисе ужасный беспорядок. По проф...
Решение для избранных № 1: пусть это сделает кто-то другой
Редакторы по роду своего занятия чаще и больше других сталкиваются с бумагами. Как они с ними управляются? В крупных издательствах и агентствах у главного редактора есть подчиненные, которые сорти...
Решение для избранных № 2: сократите объем поступающей информации
Сейчас экологи все чаще говорят о том, что проще меньше загрязнять окружающую среду, чем позже бороться с загрязнением. Многие неорганизованные менеджеры пришли к тому же выводу. Главному редактор...
Инстинкт «гнезда».
Все эти горы мусора, возможно, дают вам ощущение уюта и позволяют почувствовать, что вы дома. Возможно, беспорядком вы «метите» свою территорию. Если дело действительно обстоит именно так, то, нав...
Хозяйственность.
«Никогда не знаешь, что может понадобиться тебе завтра». Неужели это оправдывает то, что вы до сих пор храните расписку, привезенную из своей командировки в Шебойган шесть лет назад, или копию еже...
С глаз долой — из сердца вон.
Некоторые переживают, что если что-то не будет лежать на глазах, они об этом забудут. Быть может, в душе вы боитесь, что если уберете проект в ящик, забудете его доделать. В этом случае беспорядок...
Комплекс Эйнштейна.
У Томаса Эдисона в лаборатории никогда не было порядка. Альберт Эйнштейн практически никогда не носил носков, а если и надевал, то из разных пар. Беспорядок — признак таланта, да? Возможно, в душе...
Тише едешь — дальше будешь
Нельзя одновременно писать книгу, составлять план на ближайшие пять лет и вырезать на скале Рашмор портреты четырех бывших президентов. Достигать поставленной цели нужно постепенно, шаг за шагом....
Искусство «поддерживать форму»
Как ни печально, многие из тех, кто худеют, сидя на диете, вновь набирают вес после того, как возвращаются к привычному питанию. Но ведь во время диеты можно полностью переучить себя, а если этого...
Поступающие бумаги
Решите, в какое время будете разбирать почту и поступающие бумаги. Под рукой обязательно должны быть мусорная корзина, календарь, записная книжка, папки, записки-наклейки и фломастер. Теперь вы го...
Жизнь «в тумане»
Из этой главы вы узнаете: три причины смятения и как с ними бороться; как приучить себя концентрировать внимание на чем-то одном; скрытые последствия «многозадачного режима работы»; что нас отвлек...
Три типа «компьютерных ошибок», свойственных всем нам


Безусловно, каждому из нас знакома ситуация, когда на экзамене не можешь вспомнить математическую формулу, а в обычной жизни — номер телефона или имя человека, с которым познакомился месяц (а то и...
Скрытые последствия «многозадачного режима работы»
Внимание, энтузиазм и время — цена за то, что делаешь несколько дел одновременно. Чем напряженнее жизнь, тем меньше у нас остается времени и тем ценнее умение делать два, три, а то и четыре дела о...
Опасный шум
Жужжание копировального аппарата, сигналы факса, шум кондиционера и болтовня в расположенной по соседству комнате отдыха — все это сопровождает нас изо дня в день и кажется неотъемлемой частью «ра...
Работа и окружение: красивое, нейтральное и уродливое
Панорама перед глазами тоже может отвлекать. Уродливое раздражает, а прекрасное притягивает, и лишь нейтральный вид способствует работе. Расположите свое рабочее место так, чтобы, когда нужно соср...
Как заставить себя не отвлекаться
Даже если бы вы могли изолировать себя от окружающего мира (работать в помещении со звуконепроницаемыми стенами в полном одиночестве), временами вы все равно будете отвлекаться. Просто «шум в голо...
Как запомнить то, о чем читаешь
Если вы фанат бейсбола, то хорошо разбираетесь в языке отчетов о матчах в спортивной прессе. Вы «глотаете» страницу за страницей, прекрасно понимаете, о чем идет речь, и все помните. (Мою жену раз...
Пусть время ожидания станет самым продуктивным
Из этой главы вы узнаете: три причины того, почему приходится ждать; как превратить ожидание в отдых или сделать его продуктивным. Денниса злит, когда его заставляют ждать. Он живет по принципу «В...
Почему взрослым не бывает скучно?
Скука — это не обязательно отсутствие дел. Это, скорее, отсутствие желания что-либо делать. Скука состоит в равной пропорции из неугомонности (когда человек устает, он не скучает, а спит) и нежела...
Неудачный способ избежать ожиданий
Если везде опаздывать, то не придется ждать. В этом случае ждать будут другие. Это один из способов решения проблемы ожиданий. Но он очень неудачен. Сколько времени человек может ждать, зависит от...
Хороший способ изредка избегать ожиданий
Обычно если человек опаздывает, то хронически. Поэтому лишних ожиданий можно избежать, если поменьше общаться с такими людьми. Один раз не придешь на встречу — тебе должно быть стыдно. Второй раз...
Смиритесь
Есть дела, которые подразумевают ожидание. По возможности старайтесь делать их тогда, когда время не играет особой роли. Я понимаю, что редкий врач назначит вам прием на 6:00 утра или вечера или п...
Как избежать ожиданий: три способа извлечь из ожидания пользу
Шаг 1. Смиритесь и примите ожидание как должное. Ожидание неприятно по двум причинам. Во-первых, если вы не выделили для него достаточно времени, оно нарушит ваши дальнейшие планы, а это может при...
Шаг 2. Назовите ожидание иначе.
Каждый день вы несетесь вперед сломя голову, не думая об усталости. Вы не можете позволить себе отдохнуть: до тех пор, пока не доберетесь до дома, не скинете туфли и не упадете на диван; до тех по...
Шаг 3. Воспользуйтесь ожиданием.
Вы опаздываете и изо всех сил стараетесь успеть повернуть, пока горит зеленая стрелка. Но перед вами едет какой-то кретин, который и не подозревает, что вы спешите. И, как обычно и случается, он у...
Учитесь не откладывать на потом
Из этой главы вы узнаете: пять причин промедления и пять способов их устранить. «Не откладывай на завтра то, что может подождать еще неделю», — любит пошутить Дон по поводу своей привычки откладыв...
Пять причин промедления и пять способов их устранить
Причина 1. Вам с самого начала не хотелось взваливать на себя эту работу Я преподаю на литературных курсах и на первом занятии обязательно спрашиваю начинающих писателей, что заставило их взяться...
Пять причин промедления 2
Ответ на первый вопрос может перенаправить или усилить вашу мотивацию. Теперь вы делаете это не потому, что вам сказали, а потому, что хотите произвести впечатление на начальника, помочь другу, по...
Причина 2. Вы боитесь этой работы
Большинству из нас нелегко это признать, но, возможно, именно страх не позволяет вам взяться за работу, которую нужно сделать. Если вы понимаете, что это и есть ваш сдерживающий фактор, нужно найт...
Причина 3. Вы не считаете это дело важным
Вы понимаете, что кто-то должен это сделать. Даже можете согласиться сделать это, если вас сильно попросят. Вам даже может хотеться это сделать. Но есть что-то, что вы считаете более важным. Таким...
Причина 3. Вы не считаете это дело важным 2
Сначала ваша мотивация, скорее всего, будет негативной: «Если я не почищу канаву, сад затопит после первого же сильного дождя». Однако положительные мотивации гораздо сильнее, поэтому попробуйте в...
Причина 4. У вас недостаточно знаний, чтобы выполнить эту работу
На собственном опыте я убедился, что, когда на чем-то зацикливаюсь, мое подсознание на самом деле дает мне понять, что я не знаю, о чем говорю. Это относится ко всем профессиям. Возможно, вы не ра...
Причина 5. Вы просто не хотите!
Если бы меня попросили по десятибалльной системе оценить удовольствие, которое я получил от купания Ровера шампунем от блох, то я бы поставил минус два. Это не просто противно. И не просто отврати...
Усовершенствуем совершенное
Из этой главы вы узнаете: почему максимализм мешает; как преодолеть в себе тягу к перфекционизму. Барбара не начала курить только потому, что боялась выглядеть глупо, не умея правильно держать сиг...
Миф совершенства
Один из моих любимых комиксов Гари Ларсона из серии Far Side рассказывает о собаке, ее хозяине, газонокосилке и мифе совершенства. Представьте себе следующую картину: собака только что подстригла...
Пагубное влияние психологии «плохая собака— не получишь печенье»
Принцип «все или ничего» обычно до добра не доводит. Если ваши требования слишком высоки, вам трудно чего-то добиться. Можно стремиться к идеалу, но нельзя корить себя за неизбежные ошибки и неуда...
Сравнивать нельзя
Мы очень часто что-то сравниваем и даже спорим по этому поводу. «Малыш» Рут был лучше Хэнка Аарона (или наоборот). Джойс Кэрол Оутс пишет лучше, чем Стивен Кинг. Нью-йоркские бублики самые вкусные...
Заблуждение первого впечатления
Даже если бы сравнения что-нибудь значили, вы вряд ли могли бы оставаться объективным. Дело в том, что вы не сторонний наблюдатель. Даже если эмоционально вы стараетесь сохранять нейтралитет (что...
Заблуждение сравнения с классикой
Итак, чувства — это одна из причин того, что мы не можем объективно судить о качестве проделанной работы. Другая причина — это новизна. Давайте опять вернемся к нашему приятелю Уиллу Шекспиру и ег...
Заблуждение сопоставления с «идеальной формой»
Это еще одно заблуждение, которое мешает вам справедливо оценивать свою работу. Когда вы беретесь за работу (что бы вы ни делали), у вас в голове есть представление о том, что должно получиться в...
Как избавиться от перфекционизма
«Если за что-то берешься, то делай это как можно хуже». Конечно, не стоит следовать этому совету, но доля истины в нем все-таки есть. Нужно уметь проигрывать и принимать свои ошибки. Позвольте себ...
Избегайте бесполезных и неприятных заданий
Из этой главы вы узнаете: как избавиться от: бесполезной работы; работы, «чтобы занять себя»; работы, которую должен делать кто-то еще. «Если нужно что-то сделать, попросите Глэдис. Она обязательн...
Как избежать бесполезных действий
«Я так увлечен самим танцем, — жалуется служащий, — что не успеваю запоминать шаги». Так давайте же попробуем избегать некоторых шагов — тех, которые все равно не играют никакой роли. Избавьтесь о...
Списки «не делать» и «поручить другим»
Многое из того, что мы регулярно делаем, уже вошло в привычку. Как известно, от привычек избавиться сложно, так что проще изо дня в день следовать им. Поэтому для того, чтобы освободить время, нуж...
Поручить, обменяться и избавиться
Если вы пришли к выводу, что делаете работу других, можете избавиться от нее тремя способами: 1. Поручить. Многие счастливчики не подходят к телефону, не разбирают сами почту, не варят себе кофе и...
Сейчас, позже или никогда
Действительно ли нужно встречаться, или можно просто отправить записку? Нужна ли записка, или можно просто позвонить? Да и вообще, нужно ли это? «Потому что мы всегда это делали» — еще не повод де...
Забудьте о совершенстве и живите по принципу «нормально»
Итак, вы решили не откладывать дело в долгий ящик и сделать его сейчас. Как мы уже говорили, нужно заранее определить, какого качества должен быть результат. Если вы хотите достичь совершенства, т...
Секрет «создания» времени
Из этой главы вы узнаете: что такое метод замещения в планировании времени; что такое выбор с точки зрения физики и эффективное планирование времени. Джимми просто разрывается на части. Всю неделю...
Время нужно «создавать».
Когда мы что-то не хотим делать, наш ответ на просьбу звучит так: «Пойми, у меня вообще нет времени. Ты же знаешь, у меня столько дел!» Неправда. У каждого из нас есть время — двадцать четыре часа...
Метод замещения
Итак, после того как вы избавитесь от «Я слишком занят», нужно изучить все варианты и выбрать то, что вам нужно или хочется сделать. Попытайтесь заглянуть в будущее. Представьте, что вы должны в в...
Метод замещения 2
Можно провести в раздумьях целый день, но так ничего и не решить. Безусловно, речь здесь вовсе не о том, что вы собираетесь предпочесть семье работу или наоборот. Вы трудитесь для того, чтобы соде...
Теория сложения и вычитания
Всякое действие вызывает равное по силе и противоположное по направлению противодействие. Помните этот закон физики? Если вы попробуете спрыгнуть с не привязанной лодки на берег, то рискуете упаст...
ЗДОРОВОЕ ТЕЛО - ЗДОРОВЫЙ ДУХ
Краткое содержание Старайтесь есть, спать и заниматься спортом в одно и то же время. Это может показаться однообразным, но зато полезно. Наиболее ответственную и сложную работу нужно делать, когда...
Не забывайте о своих биоритмах
Из этой главы вы узнаете: как определить свои биоритмы; пять способов считаться со своими естественными ритмами; когда и сколько нужно есть. Карла уже привыкла к тому, что после обеда и на совещан...
И за это приходится платить.
Что бы вы сделали, если бы можно было делать все что хотите? Многие из нас привыкли спать по шесть — девять часов в сутки и есть два-три раза в день, причем самый обильный прием пищи — это обед. В...
И вот результат.
В ситуации «полной свободы действий» распорядок дня участников эксперимента стал последовательным. Каждый жил по собственному распорядку, не зависящему от других. Получается, что понятие «естестве...
Что это означает?
Безусловно, приятного в этом мало — ведь получается, что относительно своих биоритмов мы живем «неправильно». Природные ритмы не вписываются в нашу профессиональную и личную жизнь, а также не соот...
Систематизируйте образ жизни.
Многие из нас живут по разным расписаниям: пять рабочих дней действует одно, два выходных — другое. В пятницу и субботу мы позволяем себе лечь попозже, а в субботу и воскресенье — подольше поспать...
Планируйте свое время исходя из биоритмов.
Обязательно учитывайте пики и спады своей активности. Мы привыкли делить себя на «сов» и «жаворонков», поскольку кто-то легко встает рано утром и чувствует себя при этом бодрым и свежим, а кто-то...
Планируйте свое время исходя из биоритмов 2
Нужно узнать свои биоритмы и постараться по возможности строить свою жизнь, отталкиваясь от них. Если вы не можете изменить расписание (например, перенести собрание, которое приходится как раз на...
Как научиться высыпаться
Из этой главы вы узнаете: сколько вам нужно спать на самом деле; как сделать шесть шагов, чтобы спать столько, сколько нужно; о четырех распространенных расстройствах сна; о влиянии никотина, кофе...
Вы достаточно спите?
Сколько нужно спать? Мама, должно быть, говорила вам, что нужно спать не меньше восьми часов в сутки, однако в 1950-е годы врачи заявили, что можно и даже нужно спать меньше. А внушительная статья...
Пять стадий сна
«Рано ложись и рано вставай, — наставлял нас Бенджамин Франклин, — будешь здоровым, богатым и мудрым». Это было его советом и нормой жизни. Однако в том, что касается сна, «нормы» нет, как нет и «...
Расстройства сна
1. Самое распространенное расстройство сна — это бессонница. Она встречается настолько часто, что трудно найти такого человека, который хоть раз в жизни с ней не столкнулся. Бессонница бывает двух...
Как сон сказывается на нас?
Большинство из нас не страдает апноэ, внезапными пробуждениями или лунатизмом, а бессонница обычно не длится долго и не требует специального лечения. Но специалисты сейчас часто говорят о том, что...
Шесть шагов к здоровому сну
Если вы столкнулись с бессонницей, то скорее всего сможете вылечиться самостоятельно, используя один из нижеперечисленных способов. 1. Откажитесь от никотина, кофеина и алкоголя. Никотин обладает...
Шесть шагов к здоровому сну 2
4. Вставайте и ложитесь приблизительно в одно и то же время. Стабильное расписание — когда вы ложитесь и встаете примерно в одно и то же время — тоже помогает в борьбе с бессонницей. Это означает,...
Шесть шагов к здоровому сну 3
Очень часто бессонницей страдают люди, работающие по сменам. Дело в том, что человеческому организму сложно приспосабливаться к таким разным расписаниям. 5. Регулярно занимайтесь спортом. Люди, ко...
Если бессонница не проходит...
ЕСЛИ ВЫ боитесь окончательно обессилеть из-за хронической бессонницы, если она начинает неблагоприятно сказываться на вашем здоровье и личной жизни, то для начала заведите «сонный ежедневник», в к...
Боремся со стрессом
Из этой главы вы узнаете: что такое стресс; почему мы ежедневно с ним сталкиваемся; как стресс влияет на вас; как добиться «эустресса»; десять способов уменьшить стресс. В последнее время Марлен п...
В каждой шутке есть доля правды.
В 1967 году социологи Холмс и Рэе нашли более точный способ определять, когда человек находится в стрессовом состоянии. Человеку предлагается список жизненных ситуаций, каждой из которых соответст...
Притча о мышах в холодильнике
Ганс Селие оказался первым из современных ученых, который вплотную занялся изучением стресса. Один из его знаменитых экспериментов заключался в том, что он поместил мышей в стрессовую обстановку,...
Хорошее — тоже стресс
По учению Холмса-Рэе, стресс вызывают и другие события. Свадьба (85). Беременность (78). Уход на пенсию (68). Рождество (56). Прибавление в семье (51). Отпуск (43). Но постойте, разве эти события...
Кретины
Мир полон кретинов, и вы — один из них. Я не хочу вас обидеть — ведь я сам тоже кретин. С этим ничего не поделаешь, но мы все время мешаем друг другу. Вспомните, как меняется человек, когда садитс...
Когда случается стресс
Давайте взглянем на другие причины стресса. Изменение финансового положения (61). Супруг начинает или заканчивает работать (58). Смена работы (51). Переезд (47). Новые поводы для ссор с супругом (...
Когда случается стресс 2
Даже откупиться от стресса нельзя. Психолог Эд Динер не так давно экспериментально доказал, что высокий доход влечет за собой новые стрессы. Любопытно, но на обложке последнего выпуска общественно...
Благословенный стресс
Стресса не избежишь, да и не надо. Селие и его последователи показали, что полное отсутствие стресса ничем не лучше, чем стресс в больших количествах. Чтобы жить без стресса, нужно ни с кем не общ...
Три великих заблуждения нашего времени
Итак, мы объявили войну стрессу. И умелое планирование времени — это одно из наших орудий. Вот наши девизы. Можно достичь большего, вложив меньше. Работай «умнее», а не быстрее. Посторонняя помощь...
Что такое стресс
Стресс сам по себе не существует. Его вызывают какие-то люди или ситуации, например, начальник, ребенок, «пробка» на дороге, однако и это еще не все. Как можно вызвать то, чего нет? Стресс внутри...
Чтобы смягчить стресс, его нужно испытать
Прежде чем переходить к методам борьбы со стрессом, давайте в последний раз взглянем на «шкалу». Между «проблемами с начальством (45)» и «проблемами с родственниками (43)» есть еще пункт — «работа...
Одному подходит, другому - нет
Я хочу предложить вам несколько способов понизить уровень стресса, но их нужно применять в зависимости от ваших потребностей. Дело в том, что ваш стресс по природе своей уникален, т.е. стресс любо...
Десять способов снизить уровень стресса
1. Принимайте свои чувства как должное и считайтесь с ними. Некоторые чувства могут не нравиться. Вас учили, что нельзя злиться на родителей, говорить или думать гадости о министре или мечтать о п...
Десять способов снизить уровень стресса 2
5. Каждый день находите время, чтобы побыть наедине с собой. Это могут быть как раз те самые перерывы, о которых мы говорили раньше, но, возможно, чтобы прийти в себя, вам нужно больше времени (на...
Десять способов снизить уровень стресса 3
Понаблюдайте за детьми во время игры. Они так увлечены, что ничего не замечают вокруг. Вы тоже когда-то умели так концентрироваться и сейчас можете вновь обрести эту способность. Не пытайтесь одно...
Десять способов снизить уровень стресса 4
Советы по планированию времени Любые перемены — это стресс. Помните об этом, когда будете избавляться от вредных привычек. Нельзя избежать всех стрессовых ситуаций, но свои чувства можно держать п...
Зарядимся бодростью
Из этой главы вы узнаете: как влияют сахар и кофеин на физическое и умственное состояние; три правила здорового питания; как приступить к регулярным занятиям спортом; что такое идеальный вес и как...
Приятные новости о сахаре и кофеине
Если вы начинаете засыпать посреди дня, что вы делаете: пьете кофе с булочкой? Я не считаю, что сахар нужно полностью исключать из рациона, и пью, как мне кажется, гораздо больше, чем нужно, диети...
Три составляющие здорового питания
Не ешьте больше, чем нужно. Мы набираем вес только в том случае, если потребляем больше калорий, чем расходуем. В этом нет ничего страшного, если вы собираетесь залечь в зимнюю спячку, но в других...
Встряхнись: почему движение так важно
В главе 29 мы говорили об отдыхе, а теперь пришло время подняться с кресла и подвигаться. В движении энергия растрачивается. Не так давно мы зарабатывали себе на жизнь буквально «потом и кровью» —...
Встряхнись: почему движение так важно 2
«Идеальный» вес меняется в зависимости от статистических данных о здоровье и длительности жизни. Вы должны определить свой идеальный вес — тот, с которым вы чувствуете себя здоровым и активным. Ес...
Три шага к эффективным тренировкам
Возможно, вы уже готовы приступать к тренировкам, но с чего начать? Внимание: прежде чем начинать тренироваться, нужно определить уровень своей физической подготовки. После этого сделайте следующе...
Оптимальные упражнения лично для вас
У вас есть выбор. Можно бегать трусцой, гулять, плавать, заниматься греблей или ездить на велосипеде, записаться в секцию единоборств и т.д. Можно потратить уйму денег на экипировку, а можно натян...
Оптимальные упражнения лично для вас 2
Марж Беккер пришла к выводу, что она еще совсем не старушка. Она все так же подвижна и находит время на Рэга, детей, работы и подработки благодаря тому, что начала трижды в неделю ходить в бассейн...






Справка
Структура В управлении временем можно выделить следующие процессы: Анализ. Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа. Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей). Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.
Продолжение









Содержание раздела