Основной формат успешного совещания похож на трех- минутный семинар по НЛП, описанный в главе 1:
1. Знать, чего вы хотите.
2. Знать, чего хотят другие.
3. Искать пути, на которых вы смогли бы все это получить.
Это кажется простым и очевидным, но часто теряется в суете и неопределенности будней, а шаг 3 может оказаться трудным, если сталкиваются конфликтующие интересы.
В начале совещания получите консенсус в отношении разделяемого результата. Важно, чтобы все достигли соглашения относительно результата совещания - некоторого общего исхода, над которым будут работать. Когда вы установите результат, поставьте на нем якорь. Легче всего это сделать, используя ключевое слово или схему (если возможно, зафиксируйте это на доске). Вам также следует достичь соглашения относительно подтверждения, которое покажет, что результат уже достигнут.
Как каждый из участников узнает, что он уже получил результат? (используйте рамку подтверждения.
И снова важным шагом является раппорт. Вам необходимо установить раппорт с остальными участниками совещания. если вы этого еще не сделали. используйте невербальную выразительность и соответствующий язык. Будьте внимательны к проявлениям некой конгруэнтности у любого участника в отношении разделяемого результата Могут быть скрытые противоречия, и узнать о них лучше раньше, чем позже. Во время дискуссии могут быть полезными рамки подтверждения. экологии, воспроизведения и "как будто". Одна проблема, которая постоянно преследует совещания, заключается в том, что они сбиваются со своего пути. Не успели вы это заметить, как время уже подошло к концу, а решение не принято и результат не достигнут. Многие совещания внезапно отклоняются и заходят в тупик.
Рамка результата может быть использована для того, что- бы оценить уместность любого вмешательства и удержать совещание на пути к цели. Предположим, коллега во время дискуссии внес предложение, которое кажется не имеющим отношение ко всеми принятому результату. Оно может быть интересным, информативным и верным, но неуместным. Вы можете сказать примерно следующее: "Я беспокоюсь о том, продвинет ли это нас ближе к результату, можете ли вы сказать, насколько это соответствует нашему совещанию?" Вы можете заякорить это замечание об уместности визуально движением руки или головы. Выступающий должен показать, насколько уместно его предложение. Если нет, то вы сберегли ценное время. Это предложение может оказаться важным в другом контексте, в таком случае признайте, что это так, и подтвердите, что к нему следует обратиться в другое время. Подытоживайте и суммируйте каждое выступление по мере того, как они появляются, встраивая его в согласованный результат, или соглашайтесь перенести его на следующее совещание.
Если кто-то прерывает совещание или уводит его далеко в сторону, вы можете сказать: 'Я ценю, что вы так близко к сердцу принимаете это, очевидно, это является важным для вас. Однако мы договорились. что здесь не место и не время, чтобы обсуждать этот момент. Могли бы мы встретиться позже, чтобы разрешить этот вопрос?" Калибруйте конгруэнтность, когда вы Делаете такого рода предложения. Калибровка может говорить вам, что X закуривает сигарету, когда он доволен результатом. Y всегда смотрит вниз, когда возражает (так что вы можете спросить, что ему необходимо, чтобы чувствовать себя "О'кей" в отношении данного исхода). Z грызет ногти, когда недоволен. Существует множество способов, осознания на довольно глубоком уровне того, как продвигается совещание. Возможно обойти неприятности еще до того, как они возникли.
В заключение совещания используйте рамку воспроизведения и добейтесь соглашения в отношении прогресса и результата. Четко определите и обсудите совместно, какие действия должны быть предприняты и кем. Иногда согласие оказывается неполным, так что завершение зависит от определенных действий. Итак, вы говорите что-то вроде: "Если это произойдет и если X сделает это, и если мы уговорим Y, что это правильно, тогда мы будем действовать." Это известно как условное завершение.
Заякорите соглашение ключевым словом и присоедините к будущему. Что будет напоминать участникам совещания о достигнутых договоренностях? Спроектируйте реализацию соглашения вне рабочего кабинета и убедитесь в том, что оно связано с другими независимыми событиями, которые могут действовать как сигналы, напоминающие о действиях, необходимых для выполнения договоренности.
Исследования показывают, что мы лучше помним то, что произошло в первые и последние минуты совещания. Воспользуйтесь этим и отметьте важные моменты в начале и в конце совещания.
