Тема 13 Как перепоручать работу другим


Как перепоручать работу другим
Смысл личного развития заключается не только в новых начинаниях иногда оно требует от нас, чтобы мы избавлялись от того, чем уже располагаем. Для многих из нас поручение работы другим оказывается на удивление непростым делом. Вам, возможно, трудно поручить кому-нибудь свой любимый проект, который, как вам кажется, вы должны вести с начала и до конца.

А может быть, ваше дело разрослось так, что вы физически не сумеете сделать все самостоятельно, но вам кажется, что этот груз следует взвалить на себя. Признайте неоспоримый факт: вы не сможете делать все сами.
Другим аспектом освобождения от бремени дел является возможность обсудить ситуацию с кем-то, кто может дать беспристрастный совет, поскольку полезные рекомендации всегда приносят нам пользу.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
12.1
Упражнение-техника: Поручение работы
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Ежемесячно.
Стремление делать все самостоятельно является одним из главных препятствий для эффективного управления временем. Почти каждый из нас спокойно может поручить что-то другим, однако многие делают это неохотно. Виной тому чаще всего является проблема доверия: выполнит ли другой человек эту работу?

А если выполнит, то не воспользуется ли этим против нас?

Нет, он просто не сможет с ней справиться.
Невозможно научиться спокойно перепоручать свою работу с помощью всего одного упражнения, однако эта техника укажет вам, в каком направлении двигаться. Примерно раз в месяц думайте о своих насущных делах. В какой мере ваши занятия соответствуют тому, что вам следует делать, а также вашим основным обязанностям и достоинствам?

В этом вам помогут списки ваших ключевых занятий (упражнение "Ключевые занятия", тема четвертая) и способностей (упражнение "В поисках талантов", тема вторая). Отдельно отметьте все те занятия, которые не укладываются в эти рамки, особенно если отнимают много времени.
Теперь в течение нескольких минут подумайте о том, кому эту работу можно поручить. Среди наиболее очевидных кандидатов окажутся ваши подчиненные, коллеги и ваш начальник. Не исключено, что в рамках вашей организации существуют особые службы, которые должны заниматься этими проблемами.

Кроме того, подумайте о посторонних организациях, исполнителях и консультантах.

Мы живем в эпоху разветвленных деловых структур, поэтому не ограничивайте себя узким выбором. И, наконец, примите решение поручить кому-нибудь хотя бы одну задачу или задание. Может быть, вам удастся "пристроить" и несколько главное, чтобы у вас осталось меньше работы.
Обратная связь
Преодолеть затруднения в области доверия помогают договоренности. Вы можете договориться хотя бы о требуемых
результатах и сроках завершения работы, однако если вы имеете дело с обширными задачами или с незнакомыми людьми, полезно договориться и о промежуточных контрольных сроках. Многим людям трудно поручать работу другим; если вы относитесь к их числу, то дополнительные советы вы найдете в занятии 12.3 ("Трудности при поручении работы").
Результат
Перепоручение работы сохранит вам массу времени, при том условии, что вы передаете ответственность без властных полномочий, добившись ясной договоренности и не вмешиваясь больше в дело. Если вам это удалось, вас будут считать хорошим руководителем, и ваш персонал станет больше вас уважать.
Варианты


Перепоручая свои дела коллегам и начальнику, проявляйте осторожность, чтобы никто не подумал, будто вы отказываетесь от работы. Кроме того, для этого потребуется согласие тех, кому предстоит делать что-то вместо вас. Однако это не означает, что вовсе не следует поручать работу вашим коллегам и руководителю.


Найдите возможность передать какое-нибудь дело, которое вас не интересует или не сулит никакой пользы, одному из равных по положению коллег, который с удовольствием за него возьмется. Точно так же можно перепоручить что-нибудь начальнику, если ему это понравится или если он увидит в этом выражение признательности с вашей стороны.

12.2
Упражнение: Будьте готовы
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Персонал.

Частота выполнения: Один раз.
Это упражнение предполагает наличие у вас персонала, который вам подотчетен, в противном случае можете его пропустить. Вам придется вспомнить проверенный годами девиз "будь готов", который в некоторой степени актуален и для управления временем. Хорошо налаженное общение с персоналом дело огромной важности (более того, это один из главных аспектов вашей работы).

Тем не менее иногда это общение становится слишком назойливым.

Мы уже рассмотрели несколько техник, с помощью которых можно избегать отвлекающих факторов или справляться с ними, а теперь, что не менее важно, вы узнаете, как научить ваш персонал не тревожить вас без веских причин.
Когда вы будете проводить очередное собрание со своей командой, уделите десять минут следующему вопросу. Разъясните им суть вашей проблемы и попросите за пару минут придумать различные способы более эффективного общения между вами. Затем примените на практике лучшие из этих идей, добавив к ним следующие, если они не были упомянуты:


Информацию с низким приоритетом можно отправлять по электронной почте.
Со всем, что имеет не самый высокий приоритет, следует обращаться в установленные часы. Вся необходимая информация собирается заранее, к вам же обращаются только за конкретными действиями или решениями.
Нужно располагать рядом предложений, не полагаясь на то, что руководитель сам придумает решения на месте. Нужно иметь четкое представление о том, сколько займет общение, и следить за временем. Для дискуссий следует составлять краткий список вопросов.
Обратная связь
Эту проблему нужно решать дипломатично. Ваши подчиненные хорошо знают, что ваше время очень ценно и что у вас его мало, поэтому вы ничего не выиграете, если будете слишком активно им об этом напоминать. Лучше стоит начать с каких-нибудь тонких напоминаний; например, заметить, что в ваших отношениях с коллективом появляются тенденции, которые нужно немного исправить.
Сделайте акцент на том, что это будет полезным как для вас, так и для них. Если ваши подчиненные начнут думать самостоятельно, прежде чем бежать к вам, они смогут достичь большего и проявить инициативу, которая будет отмечена, когда станут оценивать их работу. И напомните подчиненным, что вы хотите поддерживать общение, но лишь когда оно эффективно.
Результат
Любые меры, которые позволят подчиненным самостоятельно контролировать свои обращения к вам, прекрасно послужат и вашему управлению временем, поскольку здесь вы передаете им эту задачу. Кроме того, усилия, затраченные на организацию делового общения, помогут тому, чтобы вас перестали тревожить по пустякам.
Варианты
Такой стиль общения можно вводить не только на собраниях коллектива, но и при помощи руководящих решений, однако последние окажут не столь сильное действие.

12.3
Упражнение:
Трудности при поручении работы
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Люди, которым вы поручаете
работу.
Частота выполнения: Один раз.
Многим из нас поручить работу другому оказывается непросто (отмечу, кстати, что это упражнение следует выполнить, даже если у вас под началом никого нет, вы все поручаете что-то другим людям, прося коллегу об одолжении или приглашая на дом уборщицу). В этом коротком упражнении мы сделаем первый шаг к устранению всего, что мешает перепоручать работу.
За несколько минут запишите, почему вам так трудно поручить ваши дела кому-то еще. Если вы считаете, что подобных проблем у вас нет, укажите, почему они возникают у всех остальных. Только после этого можете свериться с приведенным ниже списком.

Вы знаете, что сами сделаете эту работу лучше. Ваша работа подразумевает поддержание строгой дисциплины. Вы сомневаетесь.
Вы не уверены относительно своей роли в этом процессе. У всех вокруг и без того достаточно дел. Для выполнения этой работы требуются закрытые сведения.
Для каждой из этих причин (а также и для любой другой, которая придет вам в голову) можно выдвинуть контраргумент. Оставшееся время посвятите придумыванию этих контраргументов для каждой из трудностей.
Обратная связь
Справиться с возникшими у вас возражениями под силу только вам: иногда эта задача требует не одной только логики. На некоторые из этих возражений можно просто ответить: "Ну и что?" (например, так вполне можно отреагировать на возра-



Содержание раздела