Выявление требуемой информации может производиться согласно методу, состоящему из пяти мероприятий (см. Рисунок 5.В):
Выявить ключевые факторы успеха (КФУ).
Определить бизнес-процессы.
Выявить взаимосвязи между ключевыми факторами успеха и бизнес-процессами.
Определить или ввести в действие контрольные переменные.
Определить форму и периодичность отчетности по управлению.
Два момента особенно важны для разработки формы и содержания систем информационного управления.
(1) С одной стороны, данная система информационного управления должна быть получена из реализации организационных целей. Эти цели следуют из выбранной стратегии или сформулированной политики и соответствующих ключевых факторов успеха.
(2) Внутренняя оперативная отчетность должна базироваться на бизнес-процессах организации. Наконец, бизнес-процессами необходимо управлять и их надо эксплуатировать.
В ходе первого мероприятия выделяются ключевые факторы успеха. Ключевые факторы успеха могут быть получены на основе стратегий и целей, выбранных организацией. Эффективность информационного управления и значительной степени определяется пониманием факторов, имеющих решающее значение для функционирования организации, и отчетностью по ним. Например, не имеет решающего значения тот факт, что государственная организация, ответственная за содержание памятников, исчерпала свое годовое бюджетное пособие. Заключение о финансах почти ничего не говорит о том, как проводится политика и реализуются цели. Перечень различных памятников, их возраст и число субсидируемых проектов дают намного более полное представление о работе организации. Слишком часто руководство сосредотачивается на финансовых соображениях, не обращая внимания на итоговое воздействие на цели организации или на улучшение этих целей.
В ходе второго мероприятии выделяются бизнес-процессы. С помощью схемы функциональной организации, в существующий список бизнес-процессов вводится иерархия. Эта иерархия помогает понять структуру и состав всех процессов в организации. Детализацию бизнес-процессов следует проводить до уровня, на котором наблюдается явная связь с обязанностями и квалификациями соответствующих менеджеров. Методика, позволяющая достигнуть этой цели, описана в Приложении III. Иллюстрация взаимоотношений между ключевыми факторами успеха организации и типичными административными бизнес-процессами представлена на Рисунке 5.С.
