Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления потенциальных возможностей улучшения результативности и эффективности административных бизнес-процессов.
Анализ оценивает, насколько оптимально используются:
Производственное и обрабатывающее оборудование, такое как персональные компьютеры, миникомпьютеры, микрокомпьютеры или терминалы, которые комбинируются или не комбинируются с формами телекоммуникаций.
Соответствующее программное обеспечение.
Методики, которые могут применяться для улучшения производительности создания текста, такие как компьютеризированная обработка текстов, магнитные карты и т. д.
Инструменты, которые дают возможность одновременно создавать ряд документов, таких как дублированные методики вывода на печать, машинописные экземпляры, полученные через копировальную бумагу и т. д., печатное оборудование, соединенное параллельно и т. д.
Методики для размножения документов, такие как фотокопировальное оборудование и т. д.
Возможности стандартизации документов (могут ли отдельные документы с более или менее похожим текстом объединяться для формирования одного документа).
Анализ потребности в непрерывном существовании всех применяемых форм, документов и копий является отправной точкой для этой оценки. Кроме того, команде по улучшению процесса потребуется определить, действительно ли нужны все действия, выполняемые в связи с применяемыми документами. Эти оценки могут, к примеру, осуществляется на основе схемы управления формами (см. Приложение 7 и Рисунки 4.Е. и 4.F.) В этих рисунках описываются документы и файлы, применяемые в связи с ними.
Кроме того, обзор составляется с учетом специфики каждой категории:
Цель документов.
Количество документов, создаваемое за период времени.
Время, необходимое для этого создания.
Связанные с этим затраты.
Стандартные или нестандартные документы.
Проведение анализа лучше всего начинать с изучения схемы управления формами. При помощи этой схемы можно достичь понимания места, где создаются документы, и основы, на которой они создаются, используемые количества (параметры), для какой цели они используются и как они регистрируются и хранятся. На этой основе может быть составлен ряд предварительных заключений в отношении использования документов. Эти заключения должны быть соответственно скорректированы, и на основе Рисунков 4.Е и 4.F должны быть изучены потенциальные возможности для улучшения. Используя эти рисунки, команда по улучшению процесса может определить, какие комбинации документов могут быть выпущены одновременно. Также на основе этих рисунков команда по улучшению процесса сможет понять, могут ли быть объединены или упрощены действия, связанные с документами.
Этот анализ также завершается оценкой затрат, соответствующих вариантам различных альтернатив. Анализ выпуска различных документов должен включать в себя возможности для применения оборудования для обработки текстов. К примеру, оборудование для обработки текстов приведет к значительной экономии, если большое количество документов выпускается независимо и применение стандартных документов нежелательно или невозможно.
