Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, достаточно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специализация внутри организации в области административных информационных систем управления и возникает вопрос о целесообразности централизации и децентрализации задач.
Изначально административно-организационная должность была сформирована внутри финансовой функции организации. В небольших п средних организациях администрирование, компьютеризация, обработка информации и анализ большей частью по-прежнему совмещаются в одном отделе. Определение задач операционных (рабочих) отделов, таких как покупка и продажа, приводит к некоторым проблемам. Ответственность за задачи в области управления административной организацией, как указывалось выше, лежит на сотрудниках финансового отдела.
Разделение задач административной организации вообще имеет смысл, когда финансовые функции, из соображений производительности или внутреннего контроля, делятся на функции управления и повседневные обязанности финансовой службы. Так может существовать отдельный административный отдел, работающий в дополнение к отделу финансовой службы и продолжающий выполнять все задачи, кроме задач финансовой администрации, полностью рассмотренных в Разделе 7.6.1. Как только достигнут определенный размер организации, становится эффективным основать отдельную административную организацию. Эта организация будет определять структуру обработки данных внутри отделов и давать указания в отношении требований по единообразию к консолидации, которым должны удовлетворять отделы поставки.
Центральный отдел административной организации окажет поддержку в описании и анализе административной организации, хотя и не и форме рабочей силы, подготовки кадров и т.д. Менеджеру отдела, который готовит раздел в справочнике, обычно поручается определить, когда следует обновлять данный раздел справочника, а также нести ответственность за управление данным разделом.
Ситуация усложняется, если кроме финансовой службы и функции управления существует также должность менеджера по информации. Поскольку задача менеджера по информации не ограничивается административной организацией в плане финансового управления и систем его обеспечения, то менеджер по информации потоков включает в свою сферу полную обработку информации и системы ее распределения внутри организации. Другими словами, информационное управление для финансового офиса - это зачастую лишь одна из многих областей, требующих внимания. Здесь возникает вопрос о том, как следует распределить задачи между финансовой службой, отделом сотрудников административной организации (дифференцированно или нет), менеджером по информации и пользователями.
В сфере административной организации, задача менеджера по информации должна заключаться по крайней мере в создании общей схемы и обеспечении соответствия.
Это означает, что, помимо своих задач в других областях, в сфере административной организации менеджер по информации должен:
Указать общую структуру справочника административной организации.
Указать образец разделения функций и задач административной организации и описать соответствующие обязанности и потребности.
Поддерживать методы и технологии описания и анализа административной организации.
Управлять компьютерными системами для описания и анализа организации и поддерживать пользователей систем.
Подготавливать сотрудников в областях описания и анализа административной организации.
Поддерживать пользователей (обладающих рабочей силой).
Вести по крайней мере один полный экземпляр справочника по административной организации для всей организации, куда заносятся все описания.
Вести общее управление данными.
Указывать информационную структуру (информационную архитектуру) для всей организации.
Отслеживать последовательное использование предписанных методов и методик по всей организации.
Выявлять ненужные дублирования и/или частичные совпадения в организации, в рамках управления Справочником по административной организации. Это означает, что следует четко определить различные обязанности по управлению.
