Оборудование для стандартизации (такое как персональные компьютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т. д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру, упрощение эксплуатации, поддержки и ремонта. Меньше усилий потребуется от вспомогательного персонала, поскольку устраняются различия в требованиях по обслуживанию. Меньше рабочего времени требуется на изучение того, как действует различное оборудование. В то же время, упрощается и ускоряется процедура переключения при поломке с одной машины па другую.
Изучение начинается с составления перечня всех видов оборудования, которое используется в масштабах административных бизнес-процессов. Необходимо указывать процесс, отдел и мероприятие, в которых используется это оборудование. Если в ходе этих мероприятий используется разное оборудование, необходимо изучить положение дел в различных отделах. Следует просматривать цель мероприятий, скорость, с которой они должны выполняться, и степень использования оборудования. На основе этой информации можно сформировать общее представление о том, возможна и желательна ли стандартизация применяемых инструментов.
Анализ происходит посредством изучения производительности применяемых инструментов, упомянутой в Разделе 4.12, и мероприятий, описанных в Разделе 4.6 как часть изучения группировки мероприятий по отделам и сотрудникам.
Потребности офиса
Стандартизация потребностей офиса (документов, таких как формы, графики, системы хранения и т. д.) нацелены на снижение их изменчивости и увеличение продуктивности. Возможными станут снижение запасов, упрощение процедур оформления заказа и крупных закупок. Анализ должен проводиться таким же образом, что и анализ стандартизации применяемых инструментов.
Методы работы
Часто меняющиеся методы работы используются для выполнения схожих мероприятий в различных местах. Могут возникать проблемы с заменой персонала (в случае отсутствия кого-либо из сотрудников) и с контролированием хода мероприятий. Кроме того, мероприятия, выполняемые в различных местах, могут различаться. Это может создать препятствия для стандартизации оборудования и потребностей офиса.
