Передача знаний

Определение

Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методика­ми, используемыми при передаче знаний во времени. Часто комбинация этих методов оказывается не только возможна, но и желательна.

После того как были рассмотрены существующие административные бизнес-процессы, следует проведение документирования, причем таким образом, чтобы специалисты, создающие эту документацию и/или другие люди смогли эффективно использовать содержание документации. К при­меру, это можно представить как эффективную передачу информации между различными командами по улучшению процесса в ходе проекта по компьютеризации или как периодическое представление бухгалте­ром информации о настройках системы бухгалтерского учета в орга­низации.

Специальная форма передачи знаний при личных контактах - это про­фессиональное обучение, проводимое в организации. Инструкция предъяв­ляет особенно высокие требования к методикам документирования, по­скольку, не внося путаницы и различий в интерпретацию, каждая инст­рукция годится для консультации только по одному вопросу (может иметь в виду только одну вещь).

Передача знаний во времени в общем означает средства подготовки документации, доступной для консультаций и ссылок. Конкретные тре­бования, необходимые для осуществления передачи знаний во времени, будут обсуждаться в главе 7. Передача знаний также важна для эффектив­ной поддержки или обновления существующей административной систе­мы и для поддержки непрерывности функционирования этих систем.

Цели административных бизнес-процессов определяют, какие мето­дики документирования будут применяться. Выбор этих методик - не такая уж простая задача. В зависимости от целей, преследуемых доку­ментированием, будут определяться факторы, которые должны быть до­кументированы. Другими словами, должны использоваться только те методики документирования, которые могут адекватно представлять факторы, необходимые для достижения цели.

Цели документирования обычно недостаточно хорошо продумываются заранее, что приводит к неверному выбору методики документиро­вания. В некоторых случаях оказывается, что хотя цель и была определе­на заранее, выбиралась неподходящая методика. Это происходит из-за неадекватности анализа того, могут или не могут данные факторы быть представлены данной методикой документирования.