Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов

Настоятельная потребность в тщательном документировании суще­ственных факторов относится также к анализу и оценке административ­ных бизнес-процессов. Проведение анализа и оценки возможно только в том случае, если факторы, которые должны анализироваться и оценивать­ся, включены в документацию по процессам. К примеру, если анализиру­ется и оценивается распределение задач в отделах и между ними, то нет особого смысла работать с методиками документирования, которые свя­заны с обращением документов.

Адаптируемость - мера гибкости элемента при манипулиро­вании меняющимися потребностями и ожиданиями потреби­теля при удовлетворении требований приемлемой эффектив­ности и производительности.

Результативность - степень, в которой элемент обеспечива­ет необходимый результат в необходимом месте, в необходи­мое время, за необходимую цену. Результативность часто сравнивают с качеством, но используют другие измерители. Требования к результативности определяются внешним и/или внутренними клиентами и потребителями.

Эффективность - мера того, насколько хорошо процесс ис­пользует ресурсы. Она включает все ресурсы: людей, время, площади, оборудование. Она часто соотносится с произво­дительностью.

Своевременность - мера того, насколько долго результат ос­тается невостребованным до того момента, когда он будет потреблен в следующем мероприятии или насколько приос­танавливается следующее мероприятие из-за недостатка ре­сурсов на входе. К примеру, комплектующие могли бы быть доставлены в производственный отдел за три недели до их использования.

Цели анализа и оценки административных бизнес-процессов могут быть ориентировочно разбиты на четыре категории: результативность, эффективность, адаптируемость и внутренний контроль.

Если мы будем разбивать эти категории дальше, то сможем выделить следующие виды анализа.

A.           Результативность управления информационными потоками.В этом виде анализа изучается, является ли существенной информация, полученная на выходе административных бизнес-процессов, и удовлетворяет ли она предъявляемым требованиям качества. Иначе говоря, анализ определяет, является ли информация необходимым средством реализации операций, которые должны быть выполнены в рамках организации.

B.            Эффективность и результативность файлов данных. В этом виде анализа изучается эффективность и пригодность создания, использования и обновления файлов данных. Также рассматривается потребление ресурсов при создании, использовании и обновлении файлов данных.

C.            Анализ своевременности и длительности цикла. В этом виде анализа измеряется своевременность завершения административных бизнес-процессов путем проверки норм, а также проводятся исследование и оценка длительности циклов.

D.            Взаимосвязь функций и задач с административной организацией. Анализ этих отношений направлен на нахождение способов эффективного сбора данных и различных административно-технологических инструментов распределения различных функций между сотрудниками различных отделов с точки зрения схожести, образования, опыта, требуемого для выполнения задач.

E.            Эффективность и результативность маршрутизации административного бизнес-процесса. При анализе маршрута или пути административного бизнес-процесса (как компонента логистического анализа) важно отметить последовательность, в которой выполняются мероприятия, как и в какой  последовательности происходит физическое перемещение документов, какие документы перемещаются. Исследование маршрута административного бизнес-процесса может быть направлено на снижение времени обработки и уменьшение количества ошибок в результате перемещения или потери документов, а также на снижение затрат за цикл.

F.            Точность, основательность и надежность операций по обработк е данных. Этот анализ направлен на внутренний контроль обработки данных (также называется информационным контролем).

G.            Продуктивность административного бизнес-процесса. Посредством данного анализа делается попытка сформировать суждение о связи между затратами и продуктивностью различных административных бизнес-процессов.

Н. Использование возможностей стандартизации. Анализ и оцен­ка возможностей стандартизации административных бизнес-процессов могут быть сконцентрированы на оборудовании, тре­бованиях офиса и процессах, посредством которых выполняют­ся схожие задачи.

I. Дублирование и избыточные процедуры. Исследование, направ­ленное на выявление дублирования и избыточных процедур, может обеспечить возможности для устранения дублирующих и избыточных операций в области использования сбора и созда­ния документов. Более того, проверяется, существует ли необ­ходимость в каждой из процедур.

J. Адаптируемость административного бизнес-процесса. Этот ана­лиз направлен на определение того, какие входные отклонения может выдержать процесс, не оказывая неприемлемого негатив­ного воздействия на эффективность и результативность.

К. Результативность и пригодность технологических инструмен­тов. Этот анализ и оценка в первую очередь нацелены на инст­рументы, которые используются в ходе бизнес-процессов, такие как микро ЭВМ, система обработки текстов, копировально-мно­жительная техника, телекоммуникационное оборудование, микро(фото)съемка и т. д. В ходе этого анализа также рассматрива­ется использование оборудования для автоматической обработ­ки данных и оптимизации административно-технологических инструментов (включая все формы инструментов информаци­онной технологии).

 

Эти 11 вопросов для анализа и оценки бизнес-процессов будут под­робно рассмотрены в Разделах 4.3 - 4.12. К ним будут обращаться в терминах выше упомянутой цели для достижения понимания админис­тративных бизнес-процессов. Понимание эффективности информации, маршрутизации, функции, структуры задач, степени стандартизации, дуб­лирования и избыточных процедур, длительности цикла, точности, пол­ноты, надежности обработки данных (внутренний контроль) и т. д. мо­жет быть также получено без проведения анализа и оценки процессов.

Для каждого случая необходимо точно определить, какие факторы, влияющие на процесс, должны учитываться. К примеру, концепция внут­реннего контроля может пониматься по-разному. Анализ типа мероприя­тия или распределения задач в организации и анализ финансового или производственного контроля требуют совершенно разных методик доку­ментирования.