Определение стандартов документирования


Во-первых, определение стандартов включает в себя общепринятые нормы методик документирования и анализа, которые будут использо­ваться. Для каждого метода в стандартах должно быть отражено сле­дующее:

Описание методики

Описание символов, которые будут использоваться и объясне­ние того, как эти символы должны использоваться

Образец формы (как она выглядит на экране компьютера), которая будет использоваться для каждой методики

Описание глубины детализации, которая должна поддерживаться при использовании метода (должны ли детали определяться на уровне подпроцессов, мероприятий, задач; см. Раздел 3.4)

Указание объема информации, который должен быть занесен в каждую форму (должен ли быть весь процесс описан в одной форме или для описания одного процесса нужно использовать несколько форм в зависимости от отдела)

Инструкции по заполнению формы

Образец заполненной формы

Во-вторых, стандарты документирования должны указывать, как в проекте регистрируются различные описания.

 

Каждой форме присваива­ется пятизначный код, который представляет:

Название проекта

Фазу, на которой документ был создан

Номер темы

Порядковый номер документа в данной теме

Номер версии

Каждый документ должен также содержать дату и имя составителя документа.

 

Документы, которые возникают в ходе проекта, регистрируются в файле проекта. Файл проекта ведется для каждого номера темы и в ходе каждой фазы. Для каждого номера темы документы регистрируются в со­ответствии с их порядковым номером.



В-третьих, стандарты документирования содержат описание методи­ки, с помощью которой вся документация по административным бизнес-процессам (документация по текущему положению, а также по предло­женным изменениям) регистрируется в справочнике административной организации (или в справочнике административной информационной системы управления). Частью пего метода является кодирование всех ад­министративных бизнес-процессов, отделов, подотделов и форм. Кроме упомянутого выше пятизначного кода, документам, созданным в ходе осуществления проекта и зарегистрированным в справочнике, также при­сваиваются справочные коды. Дальнейшее описание справочника адми­нистративной организации можно найти в главе 7.

Кодирование всех документов проекта, а также отделов, подотделов, процессов и форм кажется неосуществимым.

 

Однако применение этой системы кодирования крайне важно для:

Систематической группировки всех документов, обеспечения легкого сохранения и восстановления из файла проекта и из спра­вочника административной организации существующих между ними логических связей

Достижения четкой и точной коммуникации между участника­ми проекта

Наличия простых и четких ссылок на различные документы

 





Содержание раздела