Во-первых, определение стандартов включает в себя общепринятые нормы методик документирования и анализа, которые будут использоваться. Для каждого метода в стандартах должно быть отражено следующее:
Описание методики
Описание символов, которые будут использоваться и объяснение того, как эти символы должны использоваться
Образец формы (как она выглядит на экране компьютера), которая будет использоваться для каждой методики
Описание глубины детализации, которая должна поддерживаться при использовании метода (должны ли детали определяться на уровне подпроцессов, мероприятий, задач; см. Раздел 3.4)
Указание объема информации, который должен быть занесен в каждую форму (должен ли быть весь процесс описан в одной форме или для описания одного процесса нужно использовать несколько форм в зависимости от отдела)
Инструкции по заполнению формы
Образец заполненной формы
Во-вторых, стандарты документирования должны указывать, как в проекте регистрируются различные описания.
Каждой форме присваивается пятизначный код, который представляет:
Название проекта
Фазу, на которой документ был создан
Номер темы
Порядковый номер документа в данной теме
Номер версии
Каждый документ должен также содержать дату и имя составителя документа.
Документы, которые возникают в ходе проекта, регистрируются в файле проекта. Файл проекта ведется для каждого номера темы и в ходе каждой фазы. Для каждого номера темы документы регистрируются в соответствии с их порядковым номером.
В-третьих, стандарты документирования содержат описание методики, с помощью которой вся документация по административным бизнес-процессам (документация по текущему положению, а также по предложенным изменениям) регистрируется в справочнике административной организации (или в справочнике административной информационной системы управления). Частью пего метода является кодирование всех административных бизнес-процессов, отделов, подотделов и форм. Кроме упомянутого выше пятизначного кода, документам, созданным в ходе осуществления проекта и зарегистрированным в справочнике, также присваиваются справочные коды. Дальнейшее описание справочника административной организации можно найти в главе 7.
Кодирование всех документов проекта, а также отделов, подотделов, процессов и форм кажется неосуществимым.
Однако применение этой системы кодирования крайне важно для:
Систематической группировки всех документов, обеспечения легкого сохранения и восстановления из файла проекта и из справочника административной организации существующих между ними логических связей
Достижения четкой и точной коммуникации между участниками проекта
Наличия простых и четких ссылок на различные документы