Если в команду по управлению проектом должно быть включено слишком большое количество отделов и менеджеров, вовлеченных в процесс, иногда оказывается полезным создание специальных контактных групп. Контактная группа состоит из сотрудников отделов, которые вовлечены в определение и анализ процесса. Обычно они являются менеджерами этих отделов. Контактные группы должны быть организованы по подразделениям (см. Рисунок 2.В). Менеджер подразделения будет лидером контактной группы. Кроме того, члены команды по улучшению процесса, специально вовлеченные в анализ части процесса, относящегося к отделу (отделам), будут принимать участие в совещаниях. В зависимости от ситуации, совещания могут посещать лидер проекта, бухгалтер (внешний), а также сотрудники. Команда по управлению проектом принимает окончательное решение в отношении разногласий, возникающих между контактными группами и командами по улучшению процесса.
Перед контактными группами стоят следующие задачи:
Предоставление информации членам команды по улучшению процесса как часть процедуры идентификации (это делается попутно со сбором информации членами команды по улучшению процесса посредством проведения интервью, анализа документов и т.д.)
Одобрение документации по административным бизнес-процессам, составленной членами команды по улучшению процесса
Обсуждение и критика результатов анализа процессов, подготовленных командой по улучшению проекта
Обсуждение и критика рабочих предложений, подготовленных членами команды по улучшению процесса с целью их модификации или наладки новых процессов
Контроль над модификацией существующих процессов или внедрением недавно разработанного процесса
